ΠΛ.ΣΥ «Εργάνη ΙΙ»

 

 

ΠΛ.ΣΥ «Εργάνη ΙΙ» – Προχωρημένες Δυνατότητες & Διασυνδεσιμότητα

Το νέο πληροφοριακό σύστημα Εργάνη ΙΙ αποτελεί εξέλιξη του Εργάνη Ι, με στόχο την πλήρη ψηφιοποίηση, αυτοματοποίηση και διαλειτουργικότητα των εργασιακών δεδομένων. Εστιάζει σε εξειδικευμένες λειτουργίες, προχωρημένα reports και σύνδεση με άλλα συστήματα, προσφέροντας σημαντικά οφέλη σε εργοδότες και εργαζομένους.

🔍 Προχωρημένες Αναζητήσεις & Φιλτραρίσματα

• Δυναμικά φίλτρα για αναζήτηση εργαζομένων βάσει ειδικότητας, ωραρίου, τύπου σύμβασης

• Ομαδικές ενημερώσεις στοιχείων (π.χ. αλλαγή ωραρίου σε πολλούς εργαζομένους)

• Εξαγωγή αποτελεσμάτων σε Excel για περαιτέρω επεξεργασία

📥 Μαζική Υποβολή Δεδομένων

• CSV Imports: Πρότυπα αρχεία για μαζική εισαγωγή προσλήψεων, ωραρίων, αδειών

• Web APIs: RESTful διεπαφές για διασύνδεση με λογισμικά μισθοδοσίας και HR

• XML/XLSX υποβολές: Υποστήριξη για μεταβαλλόμενα ωράρια και βάρδιες

🔗 Σύνδεση με ΕΦΚΑ για Αυτόματες Ενημερώσεις

• Αυτόματη ενημέρωση ασφαλιστικών δεδομένων μέσω διαλειτουργικότητας

• Ενιαία καταγραφή απασχόλησης και εισφορών

• Εξάλειψη διπλών καταχωρήσεων και ασυμφωνιών μεταξύ Εργάνης και ΕΦΚΑ

🧾 Εκτύπωση Νόμιμων Βεβαιώσεων & Ειδοποιήσεων

• Δημιουργία και εκτύπωση βεβαιώσεων εργασίας, αποδοχών, αδειών

• Αυτόματες ειδοποιήσεις για λήξεις συμβάσεων, εκπρόθεσμες υποβολές

• Δυνατότητα μαζικής εκτύπωσης για ελεγκτικούς σκοπούς

📊 Dashboards για KPI Προσωπικού

• Οπτικοποίηση ποσοστών αναστολών, τηλεργασίας, παραιτήσεων, αδειών

• Δείκτες παραγωγικότητας, παρουσίας και μεταβολών

• Δυνατότητα παραμετροποίησης ανά τμήμα, υποκατάστημα ή χρονική περίοδο

📁 Διαχείριση Επιχειρησιακών Συμβάσεων & Ειδικών Καθεστώτων

• Καταχώρηση και παρακολούθηση επιχειρησιακών συμβάσεων

• Υποστήριξη ειδικών καθεστώτων (π.χ. δανεισμός προσωπικού, κατά παραγγελία εργασία)

• Ενσωμάτωση όρων ΣΣΕ και παρακολούθηση συμμόρφωσης

📊 Παράδειγμα Dashboard – Παρακολούθηση Στοιχείων Ανθρώπινου Δυναμικού

🔹 Δείκτης	📈 Τιμή/Ποσοστό	📌 Ερμηνεία
Σύνολο Εργαζομένων	125	Ενεργές συμβάσεις μέχρι σήμερα
Νέες Προσλήψεις (τρέχον μήνα)	8	Καταχωρημένες στο σύστημα με ημερομηνία έναρξης εντός μήνα
Αποχωρήσεις (τρέχον μήνα)	5	Λήξη συμβάσεων, παραιτήσεις ή καταγγελίες
Αναστολές Συμβάσεων	12	Σε ισχύ για οικονομικούς ή υγειονομικούς λόγους
Τηλεργασία (%)	38%	Εργαζόμενοι σε απομακρυσμένο καθεστώς
Μέσος Χρόνος Υπηρεσίας	3.7 έτη	Αντίστοιχο με seniority
Μέσες Ημέρες Άδειας (ανά εργαζόμενο)	7.4	Ληφθείσες άδειες κανονικές/ειδικές φέτος
Παραβιάσεις Ωραρίου (μήνα)	2	Μη δηλωμένες μεταβολές ή υπερωρίες

 

📌 Πρόσθετες Δυνατότητες

• Φίλτρα: τμήμα, ειδικότητα, υποκατάστημα

• Δυναμικά γραφήματα: ποσοστά κατά μήνα, έτος, ανα κατηγορία

• Προειδοποιήσεις: συμβάσεις σε λήξη, προθεσμίες ΕΡΓΑΝΗ

• Σύνδεση με ΕΦΚΑ για αυτόματη διασταύρωση ασφαλισμένων

Αυτό το dashboard μπορεί να εμφανίζεται οπτικά με γραμμικά ή κυκλικά διαγράμματα, προσφέροντας γρήγορη εικόνα στη διοίκηση και υποστήριξη στις αποφάσεις.

Εργάνη ΙΙ – APIs & Διαλειτουργικότητα

Το Πληροφοριακό Σύστημα Εργάνη ΙΙ υποστηρίζει Web APIs για διασύνδεση με εξωτερικά συστήματα (π.χ. λογισμικά μισθοδοσίας, HRMS, ERP), επιτρέποντας αυτόματη υποβολή και ανάκτηση δεδομένων χωρίς χειροκίνητη καταχώρηση.

🧠 Τι είναι τα APIs του Εργάνη ΙΙ

• RESTful Web Services που επιτρέπουν πρόσβαση σε λειτουργίες του συστήματος

• Χρήση JSON για ανταλλαγή δεδομένων

• Authentication μέσω JWT tokens για ασφαλή πρόσβαση

• Υποστήριξη refresh tokens για συνεχή λειτουργία χωρίς επανασύνδεση

🔐 Διαδικασία Αυθεντικοποίησης

Βήμα	Περιγραφή
1️⃣	Ο χρήστης στέλνει διαπιστευτήρια → λαμβάνει access & refresh token
2️⃣	Κάθε κλήση API περιλαμβάνει το access token στην κεφαλίδα
3️⃣	Αν λήξει το token (μετά από 3 ώρες), γίνεται αίτημα με refresh token
4️⃣	Αν λήξει και το refresh token (μετά από 7 ημέρες), απαιτείται νέα σύνδεση
5️⃣	Προαιρετική αποσύνδεση → ανακαλείται το refresh token

⏱️ Το access token ισχύει για 3 ώρες, το refresh token για 7 ημέρες

📥 Παραδείγματα Χρήσης API

• POST /api/employment/start → Υποβολή νέας πρόσληψης

• PUT /api/employment/update → Τροποποίηση σύμβασης

• GET /api/employment/status → Ανάκτηση κατάστασης εργαζομένου

• POST /api/leave/request → Καταχώρηση άδειας

• GET /api/reports/monthly → Λήψη μηνιαίων αναφορών προσωπικού

⚙️ Πλεονεκτήματα για Επιχειρήσεις

✅ Εξοικονόμηση χρόνου με μαζική υποβολή

✅ Μείωση λαθών από χειροκίνητη καταχώρηση

✅ Συμβατότητα με υπάρχοντα λογισμικά 

✅ Άμεση ενημέρωση Εργάνης & ΕΦΚΑ 

✅ Ενίσχυση διαφάνειας και ελέγχου

🔗 Εργάνη ΙΙ & Ενσωμάτωση σε Λογισμικό Μισθοδοσίας

Η Εργάνη ΙΙ έχει σχεδιαστεί ώστε να συνεργάζεται με λογισμικά μισθοδοσίας και HRMS μέσω διαλειτουργικών APIs, επιτρέποντας αυτόματη ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ των συστημάτων. Αυτό μειώνει δραστικά τον χρόνο καταχώρησης και τα λάθη, ενώ ενισχύει τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία.

🧩 Πώς γίνεται η ενσωμάτωση

• ✅ Σύνδεση μέσω RESTful API: Το λογισμικό μισθοδοσίας συνδέεται με την Εργάνη ΙΙ μέσω ασφαλούς API με χρήση JSON και tokens.

• ✅ Αυτόματη υποβολή εντύπων: Προσλήψεις, αποχωρήσεις, άδειες, ωράρια και υπερωρίες υποβάλλονται απευθείας από το λογισμικό.

• ✅ Ανάκτηση δεδομένων: Το σύστημα μπορεί να αντλεί στοιχεία από την Εργάνη ΙΙ (π.χ. ιστορικό εργαζομένου, βεβαιώσεις).

• ✅ Συγχρονισμός με ΕΦΚΑ: Μέσω Εργάνη ΙΙ, ενημερώνονται αυτόματα και τα ασφαλιστικά δεδομένα.

🖥️ Παράδειγμα Ροής Εργασίας

1. Ο χρήστης καταχωρεί πρόσληψη στο λογισμικό μισθοδοσίας.

2. Το σύστημα δημιουργεί το έντυπο Ε3 και το υποβάλλει μέσω API στην Εργάνη ΙΙ.

3. Η Εργάνη ΙΙ επιστρέφει κωδικό υποβολής και ημερομηνία καταχώρησης.

4. Το λογισμικό ενημερώνει αυτόματα τον πίνακα προσωπικού και τις ασφαλιστικές εισφορές.

5. Σε περίπτωση άδειας ή υπερωρίας, η υποβολή γίνεται με ένα κλικ και αποστέλλεται απολογιστικά ή προαναγγελτικά.

📦 Πλεονεκτήματα για Επιχειρήσεις

• Μείωση διοικητικού φόρτου

• Ελαχιστοποίηση λαθών

• Συμμόρφωση με προθεσμίες Εργάνης

• Ενιαία εικόνα προσωπικού & μισθοδοσίας

• Ετοιμότητα για ελέγχους ΣΕΠΕ & ΕΦΚΑ

🖥️ Λογισμικά που υποστηρίζουν Εργάνη ΙΙ

Λογισμικό	Υποστήριξη Εργάνη ΙΙ	Χαρακτηριστικά
Epsilon Net – Pylon HRM	✅ Πλήρης διασύνδεση	Υποβολή Ε3, Ε4, ωραρίων, αδειών, Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας
SingularLogic – HRM	✅ Ενσωμάτωση APIs	Αυτόματη ενημέρωση Εργάνης, reports, διαχείριση ωραρίων
SoftOne – HRMS	✅ Συμβατότητα με Εργάνη ΙΙ	Μαζική υποβολή προσλήψεων, αποχωρήσεων, αδειών
Atlas – HR & Payroll	✅ Διαλειτουργικότητα	Ενσωμάτωση με ΕΦΚΑ, Εργάνη, παρακολούθηση KPI
Data Communication – Business HR	✅ Υποστήριξη Ψηφιακής Κάρτας	Διαχείριση ωραρίων, υπερωριών, αδειών με APIs
Logicom – HR Suite	✅ Πιλοτική ενσωμάτωση	Δοκιμαστική λειτουργία με Εργάνη ΙΙ για μεγάλες επιχειρήσεις

📌 Τι προσφέρει η ενσωμάτωση

• Αυτόματη υποβολή εντύπων (Ε3, Ε4, Ε8, Ψηφιακή Κάρτα)

• Μαζική διαχείριση ωραρίων και αδειών

• Ενημέρωση ασφαλιστικών δεδομένων μέσω ΕΦΚΑ

• Παρακολούθηση εργαζομένων σε πραγματικό χρόνο

• Συμμόρφωση με Ν. 5053/2023 και Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας